Hur lyckas man med it outsourcing?

Att outsourca it är inget nytt. Men under senare år är det alltfler företag som väljer denna modell för att få effektiv och prisvärd it utveckling och drift. Det finns företag som litar på en it leverantör för alla it behov medan andra företag jobbar med multi-sourcing. Multi-sourcing för samman flera it leverantörer för att få de bästa it lösningarna för olika situationer.

Det går också att jobba i enlighet med en hybridmodell där man kombinerar ett internt it team med möjligheten att outsourca då det behövs. Det finns inga rätt eller fel med it outsourcing. Det gäller att se på vad som kommer att passa bäst vad gäller it lösningar för ert företag.

Några tips för att lyckas med outsourcing av it

Några tips för att lyckas med outsourcing av it

01

Identifiera fördelar, hinder och utmaningar

Du vill undvika att din it outsourcing enbart kostar tid och pengar utan att ge några vettiga resultat. På grund av detta är det klokt att fundera lite vad som kan tänkas tala för eller stå i vägen för att ni börjar använda er av extern it.

Exempel på hinder kan vara nationella lagar, interna företagsregler, ekonomiska resurser och teknikstrukturer. Fördelar kan vara saker som att företagets interna resurser frigörs till andra uppdrag som driver verksamheten framåt.

02

Budget

IT lösningar för företag med outsourcing är kostnadseffektivt men det här bör inte vara hela din fokus och anledning till att välja att outsourca. När du är ute efter den billigaste it lösningen finns risken för att din verksamhet inte får den service och lösning som den behöver.

I och med att en väl fungerande it är otroligt viktig för ditt företags utveckling och drift är det viktigt att denna skräddarsys för resultat som är hållbara.

03

Viktigt med dialog under arbetets gång

En väl fungerande dialog under arbetets gång är otroligt viktigt. När du för löpande dialog med din it leverantör är det lättare att nå målen. Det kan innebära att du från start på ett tydligt sätt beskriver utseende och känsla som du är ute efter.

Här kan ni till exempel se på likvärdiga produkter och tjänster som redan finns. Detta blir ett gott stöd oavsett om ni behöver apputveckling, webbutveckling eller både och! Ju tydligare du är, desto troligare är det att samarbetet med den externa it leverantören kommer att leda till de önskade resultaten.

04

Fast kostnad eller timkostnad

När du känner att du har full koll på de funktioner som krävs kan fast kostnad för it outsourcing vara det bästa valet. Funktionerna bör då vara väl genomtänkta från ett företags- användarupplevelse- och teknikperspektiv. Fast kostnad för extern it fungerar mycket bra då det inte är troligt att det kommer att krävas några större förändringar eller att oväntade saker sker.

Extern it till fast kostnad innebär en större risk för den externa it leverantören. Detta eftersom det kan uppstå oenigheter om vad arbetet egentligen skulle innefatta. Här är det verkligen viktigt att skriva ett avtal som tydligt visar vad som ingår för att kunna undvika onödiga tvister i efterhand. I ett sådant avtal är det också bra att tydliggöra att betalningar baseras på att delleveranser har klarats av i enlighet med planering.

Verkligheten är den att man sällan kan förutse allt med it projekt. Mjukvaruutveckling sker på ett sätt som gör att man kan justera allteftersom för att på så vis hålla rätt kurs. När projektet är till en fast kostnad kan det bli så att du måste fortsätta på fel väg för att inte spränga budgeten. Eller så får du göra förändringar som med säkerhet överstiger planerade kostnader för att till sist få produkten som du faktiskt behöver och får användning av.

Ett alternativ kan vara att ge upp en viss ekonomisk förutsägbarhet. Det här sker med en modell där arbetstid och tekniska lösningar kommer att anpassas efter de målsättningar som finns för projektet.

När du jobbar på detta vis är det viktigt att du kan jobba strukturerat med din it leverantör för att lyckas med it outsourcing.  Krav ska vara tydliga och det är viktigt att det går att lösa problem som dyker upp snabbt samt att ha god koll på kommande behov.

Här är det du som kund som tar risken. Det är en risk som dock vägs upp av många fördelar. När du väljer en bra extern it leverantör går det att följa tidsplaner och få delleveranser i enlighet med avtal. Dessutom kan du med god outsourcing räkna med att få tydliga motiveringar för varför avvikelser och förändringar av projektkraven och planering blir nödvändiga.

05

Tydlighet är A och O

Med en luddig bild av förväntningar på resultat bör det inte komma som en förvåning att slutresultatet också blir vagt. Det är vanligt med visioner men få företagare har en konkret uppfattning av hur de ska planera och genomföra it arbetet. Det leder till att det här arbetet lämnas över till andra som förväntas klara av det.

Det här kan fungera alldeles utmärkt när du väljer att lägga uppdraget på en anställd som har kompetensen såväl som kunskap och insikter i om hur er verksamhet fungerar.  Det kan dock bli problematiskt när it uppdraget ger till extern it expert utan ett komplett plan.

Experten kan då ta projektet i en riktning som du inte hade tänkt dig och då kan det verka som att resultatet inte matchar förväntningar. På grund av detta är det verkligen A och O med tydlighet och en fullständig bild av de resultat som förväntas när en extern it leverantör ska lejas.

07

Förbered dig för framtiden

När du är nöjd med en it leverantör kan du känna att det vore bäst att fortsätta jobba med samma leverantör på lång sikt. Det här kan absolut vara ett recept på lyckad it outsourcing. Men var beredd på att det faktiskt kan bli så att du vill eller måste byta leverantör.

Med tanke på detta ska du komma ihåg att undersöka påföljder då du vill byta din it leverantör. Vad händer om du väljer att bryta kontraktet i förtid, blir det driftsstopp? Ibland kan det också vara läge att se på möjligheten att återgå till intern it drift med eget it team.

08

Slutsats

Det är viktigt att du förstår tjänsten som din it outsourcingleverantör kommer att förse dig med. Du behöver vara väl insatt i hur de kommer att jobba med ditt företag för att nå målen som ni sätter upp.

Ta god tid på dig och basera inte ditt beslut på en enda faktor när du ska outsourca it. Det är också bra om hela företaget står bakom den modell som ni kommer att jobba med för extern it. Det finns många fördelar med att få it lösningar för företag från en extern it leverantör. Det gäller bara att hitta rätt partner!